Kim jesteśmy?

Usługodawcą systemu alfaDom jest ABAKUS Systemy Teleinformatyczne Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Działowej 8a,
43-300 Bielsko-Biała, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0000205103, NIP: 547-200-12-22, REGON: 072903418.

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się z nami pod adresem e-mail:
iod@abakus.net.pl.

W zależności od rodzaju danych i celu ich przetwarzania role stron mogą wyglądać różnie:

• w odniesieniu do danych osobowych wprowadzanych do Systemu przez Użytkowników w imieniu Usługobiorcy – administratorem danych
  jest co do zasady Usługobiorca, a ABAKUS działa jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy,
  Regulaminu i poleceń Usługobiorcy;
• w odniesieniu do danych kontaktowych, rozliczeniowych, danych związanych z zawarciem umowy, obsługą zgłoszeń, korespondencją,
  prowadzeniem Okresu Testowego lub wykonaniem obowiązków prawnych ciążących na ABAKUS – administratorem danych może być
  ABAKUS Systemy Teleinformatyczne Sp. z o.o.

Jakie dane przetwarzamy?

Zakres danych przetwarzanych w systemie alfaDom zależy od sposobu korzystania z Systemu, zakresu wdrożonych funkcjonalności oraz decyzji
Usługobiorcy jako administratora danych. W szczególności mogą być przetwarzane następujące kategorie danych:

1. Dane Użytkowników i pracowników, takie jak: imię, nazwisko, stanowisko, adres e-mail, numer telefonu, login,
   kod PIN, identyfikatory techniczne, a także – jeżeli zostaną wprowadzone do Systemu przez Usługobiorcę – PESEL, dane adresowe,
   numer rachunku bankowego oraz informacje o szkoleniach, badaniach i uprawnieniach.
2. Dane mieszkańców domu opieki, takie jak: imię, nazwisko, PESEL, data urodzenia, dane kontaktowe i adresowe,
   informacje o pobycie w jednostce, lokalizacja w ramach domu opieki, historia medyczna, informacje o chorobach, lekach, szczepieniach,
   uzależnieniach oraz opisy stanu zdrowia i zachowania zawarte w notatkach i dokumentacji.
3. Dane osób trzecich, jeżeli zostaną wprowadzone do Systemu przez Usługobiorcę, na przykład dane osób odwiedzających,
   opiekunów lub członków rodzin mieszkańców.
4. Dane techniczne i operacyjne, w szczególności oznaczenia identyfikujące zakończenie sieci telekomunikacyjnej lub system
   teleinformatyczny, informacje o rozpoczęciu, zakończeniu oraz zakresie korzystania z Usług, logi systemowe, dane niezbędne do
   uwierzytelnienia, zapewnienia bezpieczeństwa i obsługi zgłoszeń.
5. Dane głosowe, obejmujące nagrania komunikatów głosowych, ich transkrypcje oraz dane wyodrębnione z takich komunikatów,
   jeżeli Użytkownik korzysta z funkcjonalności głosowych i Funkcjonalności AI dostępnych w Systemie.
6. Dane związane z komunikacją, w tym treść korespondencji, zgłoszeń serwisowych, informacji przekazywanych podczas wdrożenia,
   szkoleń lub wsparcia technicznego.

Dane powinny być wprowadzane do Systemu wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celu, dla którego System jest wykorzystywany,
z poszanowaniem zasady minimalizacji danych.

Do czego wykorzystujemy Twoje dane kontaktowe?

Dane kontaktowe Użytkowników i osób reprezentujących Usługobiorcę wykorzystujemy przede wszystkim w celu:

• założenia konta i identyfikacji Użytkownika w Systemie,
• weryfikacji tożsamości i przywrócenia dostępu do konta,
• obsługi zgłoszeń serwisowych, korespondencji i kontaktu operacyjnego,
• przesyłania powiadomień związanych z realizacją usług, funkcjonowaniem Systemu lub bezpieczeństwem konta,
• organizacji wdrożenia, szkoleń, wsparcia technicznego oraz rozliczeń.

Dane kontaktowe są wykorzystywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji funkcjonalności Systemu, wykonania umowy,
utrzymania relacji z Usługobiorcą oraz realizacji prawnie uzasadnionych interesów związanych z bezpieczeństwem i obsługą Systemu.

W jakich celach i w oparciu o jakie podstawy prawne przetwarzamy dane osobowe?

Dane osobowe przetwarzane są wyłącznie w celach związanych z funkcjonowaniem systemu alfaDom, świadczeniem usług oraz realizacją praw
i obowiązków wynikających z Regulaminu świadczenia usług w systemie alfaDom dostępnego pod adresem
https://alfadom.com.pl/regulamin.

W zależności od roli ABAKUS w procesie przetwarzania zastosowanie mają różne podstawy prawne:

1. Gdy ABAKUS działa jako podmiot przetwarzający – dane są przetwarzane w imieniu Usługobiorcy, na podstawie art. 28 RODO,
   zawartej umowy, Regulaminu oraz udokumentowanych poleceń administratora danych, wyłącznie w celu realizacji usług dostępnych
   w Systemie.
2. Gdy ABAKUS działa jako administrator danych – dane mogą być przetwarzane na podstawie:
   • art. 6 ust. 1 lit. b RODO – w celu zawarcia i wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem,
   • art. 6 ust. 1 lit. c RODO – w celu wykonania obowiązków prawnych ciążących na administratorze,
   • art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora, takich jak bezpieczeństwo,
     obsługa zgłoszeń, dochodzenie lub obrona roszczeń, utrzymanie i rozwój usług,
   • art. 6 ust. 1 lit. a RODO – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

W przypadku danych szczególnych kategorii, w tym danych dotyczących zdrowia mieszkańców, podstawę przetwarzania ustala Usługobiorca jako
administrator danych, zgodnie z właściwymi przepisami prawa oraz zakresem prowadzonej działalności.

Jak długo przetwarzamy dane osobowe?

Okres przechowywania danych zależy od celu przetwarzania oraz roli stron w danym procesie.

• Dane przetwarzane w Systemie w imieniu Usługobiorcy są co do zasady przechowywane przez okres obowiązywania umowy oraz przez czas
  wynikający z decyzji Usługobiorcy jako administratora danych, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa.
• Dane przetwarzane przez ABAKUS jako administratora przechowywane są przez okres niezbędny do zawarcia lub wykonania umowy,
  prowadzenia Okresu Testowego, obsługi zgłoszeń, rozliczeń, realizacji obowiązków prawnych oraz do upływu okresu przedawnienia roszczeń.
• Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody – do czasu jej wycofania, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego
  przetwarzania.
• W przypadku niezawarcia umowy abonamentowej po zakończeniu Okresu Testowego dane mogą zostać usunięte zgodnie z zasadami określonymi
  w Regulaminie, w tym po upływie okresu przewidzianego na zawarcie umowy po zakończeniu testów.

Czy udostępniamy komuś dane osobowe?

Dane osobowe mogą być udostępniane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celu przetwarzania i zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Odbiorcami danych mogą być w szczególności:

• upoważnieni Użytkownicy i Administratorzy działający w ramach danego Usługobiorcy, zgodnie z nadanymi uprawnieniami,
• podmioty świadczące na rzecz ABAKUS usługi serwerowe, hostingowe, backupowe, telekomunikacyjne, e-mail, SMS lub wsparcia technicznego,
• podwykonawcy i dostawcy narzędzi wspierających funkcjonalności AI, transkrypcję, analizę językową lub inne procesy techniczne,
• podmioty świadczące usługi księgowe, prawne, audytowe lub doradcze – w zakresie niezbędnym do realizacji tych usług,
• organy publiczne lub inne podmioty uprawnione do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa.

W systemie alfaDom zakres widoczności danych dla innych Użytkowników zależy od poziomu uprawnień nadanego przez Administratora po stronie
Usługobiorcy. Użytkownicy z szerszym zakresem uprawnień mogą mieć dostęp do większego zakresu danych niż użytkownicy standardowi.

Przekazywanie danych poza EOG

Co do zasady dane osobowe przetwarzane w ramach systemu alfaDom nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Jeżeli jednak w związku z korzystaniem z określonych usług wspierających – w szczególności usług chmurowych, komunikacyjnych albo narzędzi
wspomagających Funkcjonalności AI – dojdzie do przekazania danych poza EOG, przekazanie takie odbywać się będzie wyłącznie z zapewnieniem
odpowiedniego poziomu ochrony, w szczególności na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub
innego mechanizmu dopuszczonego przez przepisy prawa.

Funkcjonalności AI i zautomatyzowane przetwarzanie

W systemie alfaDom mogą być wykorzystywane Funkcjonalności AI, w szczególności do transkrypcji mowy na tekst, analizy semantycznej
komunikatów, identyfikacji mieszkańca na podstawie treści komunikatu, ekstrakcji parametrów życiowych, automatycznej kategoryzacji danych
oraz sugerowania zadań do wykonania.

• Funkcjonalności AI mają charakter pomocniczy i wspierający.
• Wyniki ich działania mogą zawierać błędy, skróty albo niepełne rozpoznania.
• Każdy wynik działania Funkcjonalności AI jest prezentowany Użytkownikowi do weryfikacji, akceptacji, poprawy albo odrzucenia przed
  trwałym zapisaniem w Systemie.
• Funkcjonalności AI nie zastępują wiedzy zawodowej, oceny ani decyzji Użytkownika, a odpowiedzialność za ocenę poprawności wyniku przed
  jego wykorzystaniem operacyjnym ponosi Użytkownik działający w imieniu Usługobiorcy.
• Czynności realizowane z użyciem Funkcjonalności AI nie stanowią wyłącznie zautomatyzowanego podejmowania decyzji wobec osób,
  których dane dotyczą, ponieważ każdorazowo wymagają udziału Użytkownika przed utrwaleniem danych w Systemie.

Pliki cookies

Podczas korzystania z webowej wersji systemu alfaDom oraz stron z nim powiązanych mogą być zapisywane krótkie informacje tekstowe
w urządzeniu końcowym Użytkownika, tj. pliki cookies.

Cookies wykorzystywane są w szczególności w celu:

• utrzymania sesji po zalogowaniu,
• zapewnienia bezpieczeństwa i poprawnego działania mechanizmów uwierzytelniania,
• dostosowania działania serwisu do urządzenia i preferencji Użytkownika,
• tworzenia statystyk oraz usprawniania działania usług.

Użytkownik może samodzielnie zarządzać plikami cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej. Ograniczenie stosowania cookies
może wpłynąć na poprawność działania niektórych funkcjonalności Systemu.

Jakie prawa Ci przysługują?

Jeżeli ABAKUS występuje w roli administratora danych, osobie, której dane dotyczą, przysługują – na zasadach określonych w RODO –
następujące prawa:

• prawo dostępu do danych i uzyskania ich kopii,
• prawo do sprostowania danych,
• prawo do usunięcia danych,
• prawo do ograniczenia przetwarzania,
• prawo do przenoszenia danych,
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
• prawo do cofnięcia zgody – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody,
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Jeżeli ABAKUS działa wyłącznie jako podmiot przetwarzający, realizacja praw osoby, której dane dotyczą, następuje przede wszystkim za
pośrednictwem właściwego Usługobiorcy będącego administratorem danych.

W sprawach związanych z realizacją praw lub z ochroną danych osobowych można skontaktować się z nami, wysyłając wiadomość na adres:
iod@abakus.net.pl.